审核员日常工作流程｜从计划编制到报告撰写!

核心速览：审核员工作流程始于计划编制📅，明确审核范围、日程及文件准备；现场审核阶段通过首次会议、文件审查、现场观察及员工访谈🔍收集证据；问题跟踪环节需分类问题、下发整改通知并验证措施；最终报告撰写需包含审核概况、发现项及结论，确保客观严谨。全流程紧扣风险控制与合规要求。

一、审核员计划编制流程

① 确定审核范围

依据合同条款与法规要求，划定受审部门、流程及产品范围。

遗漏关键区域将导致审核失效，需同步确认抽样比例。

② 制定审核日程

📅 按"准备-实施-收尾"三阶段分配时间，预留突发问题处理窗口。

每日任务精确到小时，避免与被审方生产高峰冲突。

③ 准备审核文件

检查表需覆盖所有条款要求，引用最新版标准原文。

记录模板提前测试可填写性，减少现场耗时。

④ 预沟通确认

提前72小时发送日程表，确认受审方联系人及资料准备状态。

关键岗位人员缺席需立即调整方案。

二、现场审核执行要点

① 首次会议操作

10分钟内明确审核目标、方法及保密承诺。

要求管理层签署会议纪要作为法律依据。

② 文件审查技巧

🔍 比对受控文件清单，随机抽查3份执行记录验证有效性。

注意版本号与审批签字的关联性。

③ 现场观察重点

按工艺流程图追踪物料流转，记录设备标识与状态标识一致性。

📸 拍照留存证据需包含时间水印。

④ 员工访谈策略

独立询问3名操作人员，验证培训效果与文件理解程度。

避免引导式提问导致证言失真。

三、问题跟踪与验证机制

① 问题分类标准

严重不符合项：直接违反法规条款；一般不符合项：体系运行缺陷。

观察项不列入报告但需口头提醒。

② 整改通知下达

24小时内签发书面通知，注明具体条款与整改时限。

证据要求需可量化验证，如"提供10份培训记录"。

③ 验证证据要点

📅 到期前3日提醒，对比整改前后照片/数据变化。

远程验证需视频确认文件真实性。

④ 记录更新规范

问题关闭后48小时内归档，标注验证日期与人员。

未关闭项升级标记，触发后续跟踪审核。

四、审核报告高频问题解答

Q1：报告必须包含哪些模块？

核心五部分：审核概况、发现项描述、整改验证情况、结论陈述、附件清单。结论需明确推荐认证与否。

Q2：证据不足如何表述？

使用"未获得充分证据表明..."句式，避免主观判定。补充说明受限环节及后续处理建议。

Q3：多场所报告如何整合？

按"总部+分场所"分章节撰写，共性问题上汇总表，差异问题单独标注场所代码。

Q4：报告签字有何要求？

审核组长双签（手写+电子），技术专家仅签涉及章节。受审方签章栏为确认项非同意项。

Q5：报告归档时限？

末次会议后7个工作日内提交认证机构，客户副本需去除密级信息。

总结：审核流程闭环管理是风险控制的核心。从精准的计划设计到证据链完整的报告，每个环节都需贯彻可追溯性原则。尤其注意现场观察与文件审查的交叉验证，让每一次审核成为体系改进的契机。