实习审核员现场准备工作｜文件核查全清单！

核心速览：实习审核员现场准备核心在文件核查！必带身份证原件、学历证书、CCAA注册证明打印件；提前下载审核计划表与受审核方体系文件；核查时按文件清单顺序逐项打钩，重点关注签字有效性和版本时效性；现场突发问题处理技巧见实操部分。

一、实习审核员现场准备全流程

① 场地设备确认

提前1天联系受审核方确认会议室地址、WiFi密码、电源插座位置。

测试个人笔记本电脑电量续航，建议携带充电宝。

📌 准备纸质空白记录表3份+红色签字笔（用于标注问题项）。

② 工具包必带清单

身份类：身份证原件+CCAA实习证明复印件。

📌 文件类：审核准则打印本（ISO 9001等）、核查清单表。

辅助工具：便携扫描仪（存档关键证据）、印台（补盖漏章）。

③ 预下载文件模板

从CCAA官网下载最新版审核报告模板存U盘。

提前获取受审核方提供的质量手册、程序文件电子版。

打印文件有效性清单（含文件编号/版本号/生效日期）。

④ 时间规划要点

提前40分钟到场，预留设备调试时间。

文件核查时段建议占总审核时长40%。

重要文件优先核验（管理评审记录、内审报告）。

二、文件核查全流程执行步骤

① 文件接收确认

要求受审核方提供加盖公章的文件目录清单。

逐项核对纸质文件总数与电子版一致性。

现场签署文件交接单（含接收时间点）。

② 初审关键要素

查文件审批签字：责任人需与授权书一致。

📌 验版本控制：修订页须有版本号及修订标记。

查记录保存期限：不符合项追溯期至少3年。

③ 深度核对技巧

对照审核准则条款逐条勾选文件对应内容。

📌 实施三查三对：查编号/日期/签名，对目录/签批单/电子档。

重点验证外来文件（如法规标准）更新状态。

④ 问题记录规范

使用红色笔迹在文件复印件标注问题点。

记录文件缺失证据时注明条款号+缺失内容。

每项问题须有受审核方确认签字。

三、现场核查高频问题应对

① 文件缺失处理

立即要求提供替代性证据（如系统截图）。

在核查表注明“待补”并设定补充时限。

📌 若影响体系运行有效性，升级为严重不符合项。

② 版本冲突解决

核对文件控制台登记的最新生效版本。

📌 发现旧版文件在使用，立即回收作废并标记。

检查相关培训记录是否对应新版文件。

③ 签字有效性验证

比对人名章与授权签字清单是否一致。

电子签名需查验系统登录记录。

代签情况必须附书面授权证明。

④ 突发情况应对

电子系统故障时，启用纸质备份文件核查。

关键岗位人员缺席，改约2小时内补审。

发现伪造证据立即中止审核并报CCAA。

四、高频问题解答（Q&A）

Q1 学历证书未带原件怎么办？

📌 可用学信网认证报告+加盖公章的复印件替代，但须24小时内补验原件。

Q2 文件清单遗漏必查项？

立即要求受审核方签署补充提供承诺书，并在审核报告注明“受限”。

Q3 电子记录如何核验真实性？

查系统操作日志+关联备份记录+权限设置，三重验证。

Q4 审核现场发现准则理解分歧？

以CCAA官方解释为准，现场查阅认证标准释义手册。

Q5 文件核查时间不够如何处理？

优先完成关键过程（设计开发、内审管评）核查，其他项标注抽样比例后续补查。

总结

文件核查是实习审核现场决定性环节，准备阶段做到工具齐全、预审充分；执行时把握版本时效、签字有效、记录完整三原则；突发问题坚守证据闭环原则。掌握本清单要点，助你高效通过现场审核关！